Lang leve de checklist voor ondernemers!

Nu we in november zijn aan beland en we de laatste maanden van dit jaar alweer ingaan, is dit een mooi moment om stil te staan bij… de checklist! Een checklist is een uitstekende tool, die simpeler lijkt dan íe is, maar wel een wereld van verschil kan maken voor de drukke agenda van ondernemers. Of je nu een startende ondernemer bent of al jaren je eigen business runt, het hebben van een goede checklist geeft je nu eenmaal rust, overzicht in de chaos én het helpt je bij het maken van stappen om dichter bij je doelen te komen. Wanneer je dan je taken op de checklist één voor één kunt afvinken, geeft dat je weer energie om verder te kijken! Heerlijk toch? Zo blijf je als ondernemer productief. Onderschat de kracht van een checklist niet. In deze blog voorzie ik je graag van handige tips om jouw ultieme to-do lijst te organiseren.

Hoe kan jij je to-do lijst organiseren?

Allereerst is het belangrijk om structuur te krijgen in je to-do lijst. Dat werkt het beste met stappen. Hieronder lees je hoe je dit voor elkaar kunt krijgen:

1]  Start met je grote doelen en creëer daaruit kleinere stappen

Wat je vaak ziet is dat we alles wat in ons opkomt, op onze to-do lijst willen zetten. Dat is ook kenmerkend voor ondernemers; we zijn dol op het bedenken van onze eigen plannen en willen deze dan graag zo snel mogelijk uitvoeren. Maar dit werkt niet altijd. Het is vaak beter om te starten met zicht houden op je grotere doelen, bijvoorbeeld een doel in de week of een maand. Denk na over wat echt belangrijk is: Wat moet er als eerste gebeuren om verder te komen? Hoe kun je je grotere doel in kleinere stappen bereiken? Schrijf dit grotere doel eens boven aan je lijst, en breek deze dan op in kleinere, behapbare stappen. Zet deze stapjes eronder. Zo krijg je een overzicht wat niet alleen duidelijk is, maar ook nog eens haalbaar!

2] Prioriteren

Het is mij in het verleden heel vaak gebeurd dat ik al vóór de wekker wakker werd met een lijstje in mijn hoofd. Een onrustig gevoel met dingen die ik eigenlijk gisteren al had willen doen, maar nu doorschoven naar het lijstje voor vandaag. Dus werd dit lijstje steeds langer… Herkenbaar?

Je dag begint dan al rommelig bij het wakker worden. Dat kan anders. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een urgentie lijst. Wat is er nu zó belangrijk VANDAAG? Als je het lastig vindt om dit te prioriteren, probeer dan eens de “ABCDE-methode”:

• A-taken } deze taken moeten absoluut vandaag gedaan worden;

• B-taken } deze taken zijn belangrijk, maar kunnen ook nog wachten;

• C-taken } deze taken zijn leuk, maar zeker niet noodzakelijk, dus voor als je tijd over hebt;

• D-taken} deze taken hoef ik niet zelf te doen, maar kan ik makkelijk delegeren of uitbesteden*;

• E-taken } deze taken hebben eigenlijk geen extra waarde, dus kunnen ook komen te vervallen.

We willen vaak te veel. Te veel zélf doen ook, maar is dit nodig? Met deze methode kan je in één oogopslag zien waar je je energie én kostbare tijd in moet steken. Als je dit overzicht hebt, kan het ook zijn dat er taken tussen zitten die je óf niet leuk vind, óf niet kan, óf het kost je zoveel tijd en daarmee geld, dat je er over na kunt denken om deze taken uit te besteden. *Dat kost je wellicht geld, maar het levert je misschien méér op dan je denkt. Het geeft je ruimte om eerder je doelen te halen. Daarnaast zorgt het ervoor dat je positieve energie krijgt om door te gaan, want je kunt je vooral focussen op waar jij goed in bent. Daar wordt je als ondernemer blij van! Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om te investeren in het uitbesteden van taken, omdat het ze uiteindelijk meer oplevert. Aan het einde van deze blog vertel ik hier meer over.

3] Tijdsplanning

Als checklists eindeloos lijken, levert dit stress op en een dip in je motivatie. Wanneer je bij iedere taak een inschatting kunt maken van de tijd die je aan de taak kwijt bent, krijg je een realistisch beeld van wat je daadwerkelijk kunt afvinken. Als je in je agenda ziet dat je tussen je afspraken een uur ruimte hebt om iets op te pakken, kies dan voor een taak die niet langer dan 30 minuten duurt. Dit voorkomt dat je te veel in een te korte tijd wilt oppakken. Op deze manier zul je minder druk voelen.

4] Werken met deadlines

Als ondernemer heb je (vaak) geen baas die jou aan je deadlines herinnert, dus zou je dit voor jezelf moeten doen! Koppel een deadline aan elke taak, want dit motiveert, en het voorkomt ook uitstelgedrag. Zelf maak ik graag gebruik van de Pomodoro-techniek. Dit is een techniek waarin je werkt in blokken van steeds 25 minuten om gefocust en productief te blijven. Ik vind het zelf fijn om twee blokken open te laten voor de onverwachte zaken die op mijn pad komen, of om ruimte over te laten voor een taak van later in de week, die ik dan alvast kan oppakken. Dat voelt heel fijn, omdat je het gevoel hebt dat je vooruit loopt op de zaken. Voor mij werkt dat heel effectief!

5] Maak gebruik van tools

De één werkt liever met een checklist op papier om lekker met pen af te vinken en ergens fysiek op te hangen of neer te zetten op een plek waar je deze niet kunt missen. De ander gaat liever digitaal aan de slag. Werk vooral met wat jij zelf prettig vindt. Ik vind het fijn om digitaal te werken, want ik kan dan ook instellen dat ik reminders krijg voor de taken die ik wil doen. Dat niet alleen, ik ben vrij visueel ingesteld en het motiveert mij om met mijn eigen kleuren en labels, in mijn huisstijl te werken, dat geeft mij het gevoel nog meer gefocust te zijn op mijn onderneming. En een ander groot voordeel is dat je vaak verschillende tools met elkaar kunt synchroniseren óf dat je hierin kunt samenwerken met bijvoorbeeld opdrachtgevers. Op deze manier kun je elkaar op de hoogte houden van de voortgang in één oogopslag. Super handig toch? Dat scheelt óók weer tijd. De tool waar ik graag mee werk is Trello. Hierin kan ik makkelijk mijn taken organiseren, hier prioriteiten in stellen en overzicht in houden. Fijn vind ik ook dat ik dan kan blijven zien wat ik allemaal al gedaan heb en hier nog eens op terug kan kijken. Op papier is dit toch lastiger. Andere tools die je kunt gebruiken, maar waar ik zelf nog niet zo ervaren mee ben, zijn Asana of Todoist. Mijn advies is dat je vooral kijkt naar een tool die bij je past en probeer eens hoe jij dat voor jezelf in zou richten met jouw favoriete labels en kleuren. Je zult zien dat dit je ook weer motiveert om je doelen te bereiken.

6] Evalueer aan het einde van je dag

Als je elke dag start met een volle checklist en aan het einde van de dag het gevoel hebt dat je geen stappen hebt gemaakt, dan voelt dat niet goed. Ik geef je daarom de tip om elke werkdag af te sluiten met een evaluatie. Wat is gelukt om af te vinken? Wat wordt doorgeschoven? Sta vooral stil bij de taken die je wel hebt afgekregen. Je krijgt hierdoor inzicht en zo zie je ook steeds sneller welke taken minder belangrijk zijn of zelfs helemaal niet nodig zijn om neer te zetten in je checklist.

7] Vier je successen

Elk klein stapje is er eentje die je helpen naar een groter doel. Sta dan ook stil bij het proces hiernaar toe en geniet er ook van! Bij elk vinkje dat je zet, kom je dichter bij je doel. En juist kijken naar wat je allemaal voor elkaar krijgt, maakt dat verschil! Dus vier je successen, elke dag!

Kortom, als ondernemer werken met een checklist, via een tool of niet, het is een simpel en krachtig hulpmiddel om doelen in je business te bereiken! Zo creëer je als ondernemer orde in je to-do lijst: Gebruik mijn tips voor de perfecte checklist. Start met je doelen vaststellen en prioriteren van taken, kies de tool die bij je past, digitaal of op papier, houd overzicht en focus én wees vooral trots op elk vinkje die je zet! Kies je ervoor om taken uit te besteden? Maak kennis met mij! Check hier  mijn aanbod of neem contact met mij op via het contactformulier.